• Главная
• О компании
• Прайс-лист
• Заказ онлайн
• Покупателю
• Регистрация в ИФНС
• Новости
• Контакты

Ежедневно и ежемесячно оформляемые документы по кассовым аппаратам

Вид деятельности розничная торговля. ЕНВД. Какие внутренние документы в обязательном порядке в конце смены должны быть оформлены ежедневно, помесячно? По кассе: КМ-6, отчет кассира - ежедневно составляет продавец-кассир и передает в бухгалтерию. (?) В конце смены снимают Z отчет, нужно ли на нем ставить подпись? В книге кассира-операциониста в конце дня расписывается иногда директор, иногда гл. бухгалтер, это правильно?

Данный ответ подготовлен с учетом пояснений, данных Вами в ходе телефонного разговора, в соответствии с которыми: Работниками магазина являются 4 человека. Работают сменами, в первой смене старший администратор и продавец-кассир, вторая смена два продавца-кассира. Со всеми работниками магазина заключен договор о коллективной материальной ответственности. Секций в магазине нет. В магазине имеется один кассовый аппарат. Могут работать на данном аппарате все сотрудники магазина, но практически пробивает кассовые чеки определенный сотрудник в каждой смене.

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.03 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с применением платежных карт", контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

В соответствие с п. 7 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.07.93 № 745, к применению допускаются контрольно-кассовая техника, на которую имеются:

- карточка регистрации ККТ;

- договор на техническое обслуживание ККТ, средства визуального контроля (голограммы), маркировочная табличка, пломбы центра технического обслуживания (ЦТО);

- прошитый и скрепленный печатью налогового органа журнал кассира-операциониста, журнал вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ (формы №№ КМ-4 и КМ-8, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132);

На выдаваемом покупателям чеке должны отражаться следующие реквизиты: наименование организации, ее ИНН, заводской номер ККТ, порядковый номер чека, а также дата, время и стоимость покупки (услуги), признак фискального режима.

Порядок работы на контрольно-кассовой машине, закреплен в "Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденных письмом Минфина РФ от 30.08.93 № 104 (данный документ применяется в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.05.03 № 54-ФЗ).

Перед началом работы кассир должен получить из кассы организации денежные средства для размена. В конце дня вся наличность из кассового ящика сдается в кассу организации. Поскольку в магазине один кассир, то выдача и сдача разменного фонда оформляется расходными и приходными кассовыми ордерами, по форме КО-1 и КО-2, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Перед началом работы кассир обязан проверить исправность ККТ, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули.

Контрольно-кассовая лента оформляется на начало и конец дня. На ней проставляются: число, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, а в конце рабочего дня - клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира и представителя администрации предприятия.

Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляются время обрыва, указанные выше реквизиты и подписи вышеназванных лиц. Затем кассир может пробить несколько нулевых чеков для проверки четкости и правильности печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах. Нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету.

Теперь рассмотрим основные режимы работы ККТ, такие, как "касса", снятие сменного Х-отчета и Z-отчета (гашение показаний).

В режиме "касса" кассир пробивает суммы денег и печатает чеки, которые он обязан выдавать покупателям. Одновременно с этим печатается контрольная лента. ККТ складывает все пробитые суммы.

X-отчет - это дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККТ печатает содержание своих счетчиков, но при этом счетчики не меняют своих значений.

Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки предприятия в течение смены по требованию администрации или для периодической сдачи наличной выручки в кассу предприятия. При такой сдаче выручки оформляется приходный ордер по форме № КО-1, квитанция которого остается у кассира для подтверждения факта передачи указанной на нем суммы денег.

В течение смены можно сколько угодно раз пробивать Х-отчеты. На накоплении сумм в ККТ это никак не сказывается.

Z-отчет - это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Z-отчет снимается представителем администрации в присутствии кассира только один раз в конце дня, когда происходит изъятие последней части дневной выручки из денежного ящика кассовой машины.

В соответствии с п. 11 Положения № 745, на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента (Z-отчет).

Представитель администрации в присутствии кассира получает Z-отчет и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, которую необходимо хранить. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы (если эти параметры не пробиты на ленте).

В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, суммы скидок и аннулированные чеки.

Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за обеспечение хранения указанных документов несет руководитель организации. Таким образом, Z-отчеты по контрольно-кассовой технике должны храниться в организации не менее 5 лет.

В конце рабочего дня кассир составляет Кассовый отчет (форма КМ-6, утвержденная приведенным выше Постановлением Госкомстата России) и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира и администратора организации. В Типовых правилах не уточняется, кто именно из администрации организации может расписываться в Журнале кассира-операциониста, следовательно, это может быть руководитель, главный бухгалтер организации или любой уполномоченный на это действие сотрудник организации.

К отчету кассира-операциониста прилагаются Z-отчеты, на основании которых он заполнен. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма № КМ-7, утвержденная приведенным выше Постановлением Госкомстата России).

Сводный отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату, он составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассира-операциониста, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

Также Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций" утверждены следующие унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации кассовых машин:

КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины", применяется при вводе в эксплуатацию новой контрольно - кассовой машины и при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули. Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовые машины, второй - остается в данной организации.

Акт фиксирует показания следующих счетчиков: контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков.

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации.

КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию", Применяется для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин или при передаче для работы в другую организацию.

Акт составляется и подписывается членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), руководителя, старшего кассира, кассира организации и специалиста центра технического обслуживания ККМ.

Акт с накладной, оформленной на передачу ККМ в другую организацию или в центр технического обслуживания ККМ для ремонта, сдаются в бухгалтерию организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день.

Ремонт контрольно-кассовых машин производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой машины пломбируется.

КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам", применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.

Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации.

КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы", применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя - физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.

Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов), - в двух экземплярах.

Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.

Итак, в конце рабочего дня необходимо снять Z-отчет, который подписывается представителем администрации, и указывает на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы (если эти параметры не пробиты на ленте). Далее составляется кассиром отчет по форме КМ-6, и составляется сводный отчет по форме КМ-7. В Журнале кассира-операциониста, может расписываться руководитель, главный бухгалтер организации или любой уполномоченный на это действие сотрудник организации.